自動車整備工場の入庫予約は、今まで電話や対面といったアナログな方法が一般的でしたが、予約受付が発生する度に従業員が対応しないといけないという問題がありました。特に自動車整備士が対応をする場合は、予約を受ける度に作業を中断する必要があるため、自動車整備工場での整備の進捗が遅れてしまう原因となります。昨今では自動車整備士の人材不足も深刻なため、作業に集中できる環境づくりが必要です。
入庫のための予約システムを導入することで、予約受付時の従業員の手間を減らすことが可能です。予約システムは、お客さまがインターネット上で予約を完結できるため、従業員が対応する必要がありません。
予約システムを導入するにはコストがかかったり、従業員に使い方を教育したりする必要があるなどの課題がありますが、Square予約というサービスを使えば簡単に導入できます。Square予約は無料で始められるだけでなく、専門知識がなくても誰でも直感的に操作できるようになっています。本稿では、自動車整備工場でのSquare予約の活用例や、具体的な操作方法を解説します。
自動車整備工場で無料の予約システムSquareを導入するメリットと活用方法
自動車整備工場がSquare予約を活用する方法と合わせて、予約システムを導入することで自動車整備工場にどのようなメリットがあるのか解説します。
自動車整備工場が予約システムを導入するメリット
自動車整備工場は予約システムを導入することで、多くのメリットを得られます。その中でも大きなメリットとして、自動車整備工場の効率化が挙げられます。
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予約受付を電話で行う場合は10〜15分の時間が必要なため、自動車整備士が受付を行っている間、整備作業を中断しないといけません。電話対応に約5分かかるとして、その後の工場の入庫管理や代車管理、担当営業への報告などを合わせると、少なくとも10分程度は時間がかかってしまいます。
自動車整備士が作業を中断して15分間予約受付を行った場合、レバレート（1時間当たりの作業工賃）を10,000円とすると、2,500円のロスとなります。このような受付が1日に1回あるとすれば、年間で2,500円×20日×12カ月＝60万円（営業日を月平均20日とする）の利益が失われます。利益率が3%の整備工場の場合、売り上げにして年間2,000万円相当の損失が発生する計算です。
さらに、自動車整備士は複数人で連携しながら業務を行っていることが多いため、1人が欠けると他の作業員の手が止まってしまったり、突発的に発生した作業の遅れによって、その後の段取りを変更したり、新規入庫のお客さまが他の工場に行ってしまったりする場合もあります。実質、2,000万円以上のロスが発生していることになるでしょう。
予約受付は突発的に発生し、1日に何度も行う業務であるため、その度に自動車整備士が対応すると金額的にも大きなマイナスとなってしまいます。Square予約を導入することで、予約のほとんどを自動化することができ、自動車整備工場の売り上げアップを図れるでしょう。
車検や点検の予約受付
自動車整備工場がSquare予約を最も活用できるのは、車検と点検の受付でしょう。車検や定期点検は一定の入庫数があるため、予約システムに移行することで効率化を図れます。
また、車検や点検は作業時間の予測がしやすいため、Square予約との相性が良いと言えます。お客さまにとっても、電話での予約が煩わしいと感じている場合もあるでしょう。インターネット上で予約が完結できると、顧客満足度の向上も期待できます。
サービス項目はSquare予約の「サービス作成」から作成可能です。価格や時間なども合わせて設定することができます。
オイル交換などの簡易的な整備の予約受付
車検や点検の受付だけでなく、作業時間の予測できる簡易的な整備にも、Square予約を活用できます。オイル交換やバッテリー交換、タイヤの履き替えといった作業です。作業時間も個別に設定が可能なため、例えばオイル交換は15分、タイヤ履き替えは20分といったように実際の作業時間に合わせることができます。
夏タイヤと冬タイヤの履き替えを行うような忙しい時期は、電話が鳴り止まないほど予約受付が集中することもあります。このような受付も、Square予約を活用することで、作業効率の大幅な改善が期待できます。
整備のみで受け付ける場合でも、点検と同様にSquare予約でサービスを作成できます。
故障解析などの予約受付
故障解析などの作業時間の予測が難しい入庫でも、Square予約で受け付けることが可能です。作業時間を1〜2時間程度に仮設定し、不具合の確認と修理の所要時間の判断を行うと良いでしょう。その場で故障解析が完了しない場合や、すぐに修理作業を行えない場合は、後日改めて入庫する段取りを行います。
ただし、予約受付時にすでに自動車に不調が発生している場合は、お客さまが精神的に不安を抱えている場合も多いため、電話で対応したほうが良い場合もあります。予約システムだけに頼らず、状況に応じて臨機応変に対応することも大切です。
整備後の説明や引き渡し時間の設定
Square予約では、サービス作成時に「時間延長をブロック」という項目を設定できます。サービス後に一定の時間、予約が入らないようにできる設定です。
点検や整備後のお客さまへの整備内容の説明や決済、車両の引き渡しを自動車整備士が行う場合は、作業時間以外にも時間がかかります。作業後のストールや工具の片付けに、時間が必要な場合もあるでしょう。「時間延長をブロック」に10〜15分程（任意の時間が設定可能）設定しておくことで、実際の業務に合わせた無理のない予約管理を行えます。
在庫部品や代車の管理
Square予約では、部品や代車など自動車整備に必要なものの数を管理する「リソース管理」も行えます。ただし、リソース管理を使うためには、プレミアムプランの加入が必要です。
リソース管理では、オイルフィルターやバッテリーといった在庫部品の管理が可能です。いざ使おうと思ったら在庫切れで作業ができない、といったミスを減らすことができるでしょう。
作業ストールやリフトの空きを管理することも可能です。また、車を預かる場合にお客さまへ貸し出す代車の管理など幅広い活用ができます。
Squareデータの「商品」から、リソースの設定が可能です。Square POSレジアプリからの場合は、「商品とサービス」の順にタップすると、リソースの作成が可能です。
Square予約でできること
Square予約には、予約受付以外にも便利な付加機能があります。料金プランによって使える機能が異なっています。プランごとの違いを詳しく解説します。
料金プランごとの違い
Square予約には、「フリー」「プラス」「プレミアム」の3つのプランがあり、プランごとに使える機能が異なります。プランごとの詳細は、以下の表１のとおりです。
表1.Square予約の料金プラン
入庫数が多かったり拠点が複数あったりする場合は、「プラス」以上のプランに登録するのがおすすめです。表の他にも、プランによって細かな違いがあるため、詳細はSquare公式サイトを参考にしてください（※１）。
Square予約の機能
Square予約はオンラインで予約を受け付けるだけでなく、便利な付加機能があります（表２）。
表2.Square予約の付加機能
Square予約の設定
予約システムを活用するためには、自動車整備工場の規模や営業時間に合わせて細かな設定を行う必要があります。以下の手順で設定を行うことで、簡単にSquare予約を始められます。（※２）
1.営業時間に合わせて予約時間を設定
2.予約締め切りの時間を設定
3.整備ごとの所要時間を設定
4.予約の自動受付もしくは承認制の設定
5.予約変更とキャンセルの締め切り時間の設定
6.リソース管理の設定（プレミアムプラン加入の場合のみ）
それぞれの使い方を解説します。
営業時間に合わせて予約時間を設定
予約可能な時間帯は、ビジネスのプロフィールに登録された営業時間です。日ごとに細かく変更したい場合は、Square予約の「カレンダー」に進み、右上の時計ボタンから設定できます。
予約締め切りの時間を設定
予約締め切りの時間を設定することで、急な予約をブロックできます。急な予約を避けたり、混雑している時期の予約締め切りを早めたりすることで、無理のない予約管理を行えます。
予約締め切りの設定方法は、Square予約の「各種設定」から「カレンダーと予約」の項目に進み、「事前予約が必要です」で時間を選びます。1時間から4週間のうち、任意の締め切り時間の設定が可能です。
整備ごとの所要時間を設定
整備や点検などの設定方法は、上記で解説したとおりです。Square予約の「サービス」からサービスを作成でき、所要時間や時間延長ブロックなどの設定を行えます。
予約の自動受付もしくは承認制の設定
Square予約の「各種設定」から「カレンダーと予約」に進むと、「予約の確約」の項目があります。オンラインで受けた予約をそのまま受け付けるのか、承認制にするのかの選択が可能です。
キャンセルと予約変更の締め切り時間の設定
Square予約の「各種設定」から「カレンダーと予約」に進むと、お客さまが予約をオンラインでキャンセルできるかどうかを設定できます。お客さまが予約変更できる場合でも締め切り時間を設定できるため、急な変更を避けることも可能です。
リソース管理の設定
リフトなどの数に限りがある設備のリソースを作成し、必要となるサービスに割り当てることで、リソース不足を防ぐことができます。サービスが予約されるとリソースも自動予約されるため、足りなくなる心配がありません。リソース機能を使うためにはプレミアムプランに登録する必要があるため、その他のプランの場合はリソースの設定は不要です。
Squareデータの「商品」から「リソース」に進むと、リソースの管理ができます。リソースの名前を付け、オプションの説明を入力します。自動車整備工場が複数ある場合は、対象の工場を選択します。
予約サイトの編集とボタン設定
Square予約の設定を行ったら、お客さまをオンライン予約フローへ誘導する必要があります。Squareで予約サイトを作成する方法や、既存のサイトやSNSに予約ボタンを埋め込む方法、Google検索やGoogleマップに表示させる方法があります。
オンライン予約を有効にする
Square予約の「オンライン予約」から「チャネル」に進むと、オンライン予約を有効に設定できます。有効にすることでSquareオンラインビジネスウェブサイトの編集をしたり、既存のサイトに予約ボタンを埋め込んだりできます。
予約サイトの編集方法
Squareではシンプルな予約サイトが無料で作れます。Square予約の「Squareオンラインビジネスウェブサイト」にある「プレビューと編集」ボタンをクリックすると、予約サイトを編集できます。
Squareのウェブサイトは直感的に操作できるようになっており、専門的な知識がなくても編集が可能です。バナーの追加や配置の変更、ページの追加など、誰でも簡単に編集ができます。編集が完了したら、画面右上の「公開」ボタンで予約サイトを公開しましょう。
予約ボタンなどでリンクを設定
既存のウェブサイトにも、Square予約のリンクを設置できます。Square予約の「予約フローを既存のサイトに追加する」の「はじめる」を選択すると、専用ページ、予約ボタン、埋め込みウィジェットの3つの方法が選択可能です。
まとめ
予約システムを活用することで、自動車整備工場の業務の効率化を図れます。自動車整備士が予約受付を行うと、その都度整備作業の手を止める必要があり、作業効率の低下を招きます。予約システムを活用して受付を自動化することで作業に集中できるようになるため、売り上げアップが見込めるでしょう。
予約システムは自動車整備事業者との相性が良く、点検や車検だけでなく、整備のみで来店されるお客さまや故障診断の予約を受け付けることも可能です。サービスの種類ごとに作業時間などを細かく設定できるため、実際の整備工場の稼働に合わせて無理のない予約管理を行えます。
Square予約は操作も簡単で、直感的に操作できるようにデザインされているため、初めて使う場合でもすぐに慣れることができます。初めの登録が煩わしい場合でもビズピットが無料で登録代行をいたしますので、お気軽にご相談ください。
【引用】
※1
・Square予約の料金プラン
※2
・【Square(スクエア) 予約】無料で導入できるWEB予約管理システム使い方解説と評判
