記録等事務代行制度の利用方法

2022-08-252023-05-10

2022年7月現在、国土交通省によって自動車検査証(以下:車検証)の電子化が主導されています。継続検査で必要な手続きの「ワンストップサービス(以下:OSS)化」を図るための取り組みであり、記録等事務代行制度も利用すれば、継続検査OSSにおける車検証の更新で運輸支局等へ来訪する必要がなくなるのです。

本稿では、車検証の電子化に伴って施行される、電子車検証の記録等事務代行制度について解説します。記録等事務代行制度について疑問をお持ちの方は、ぜひお役立てください。

【目次】
1 記録等事務代行制度の前提となる車検証の電子化とは？
2 「記録等事務代行制度」の概要
3 記録等事務代行制度により保安基準適合証を電子化するメリットも増える
4 記録等事務代行制度のための体制を整えれば自動車整備工場のIT化にもつながる
5 まとめ

記録等事務代行制度の前提となる車検証の電子化とは？

車検証の電子化は、継続検査の手続きフロー全体のOSS化を加速させ、自動車整備事業者・自動車ユーザー双方の負担軽減を図るため、国土交通省主導で行っている施策です(※1,2)。

OSS推進のため、車検証をICタグ付きのものに変更し、車検証の更新申請をオンラインで一括して行えるように、かねてより国土交通省によって取り組まれてきました。導入時期については、「2023年1月開始予定」です。

電子化後の車検証のイメージについては、以下の通りです。

出典:国土交通省「別紙」

電子車検証の導入は、自動車整備事業者と自動車ユーザーの双方にとってメリットがあります。従来の継続検査手続きは、自動車ユーザーから継続検査を依頼された自動車整備事業者が新旧の車検証を交換するために運輸支局等へ来訪していました。

しかし、電子化された車検証を使った継続検査OSSは、「1.指定工場から（一社）日本自動車整備振興会連合会(以下:振興会)経由で運輸支局等にOSS申請を送信→2.運輸支局等から更新可能通知と印刷可能通知が送られてくる(振興会経由も可能)→3.指定工場で車検証閲覧アプリとICカードリーダー・ライターを使って車検証の情報を書き換え、検査標章を印刷する」という流れで行われます。振興会や行政書士での作業タイミングによりますが、1日から数日で車検証を更新することも可能です。

これにより、冒頭でも紹介した通り記録等事務代行制度を利用すれば、OSSを利用できる指定工場では券面記載事項の変更を伴わない更新において運輸支局等への来訪の必要もなくなるため、継続検査業務全体の負担や検査に必要な日数の削減につながります。

電子化された車検証のサイズは「縦105mm、横177.8mm」と、マイナンバーカードや一般的なクレジットカードの「縦53.98mm、横85.60mm」に比べて大型サイズです。そのため、電子車検証を読み込むためには専用のカードリーダーが必要ですが、タッチ式であれば市販のカードリーダー（ISO/IEC 14443 TypeAに準拠し、PC/SCインターフェース）で対応ができます。

車検証の電子化に関するより詳しい内容や、電子化によって期待される活用方法などについては、以下の記事で解説しています。

車検のICカード化が自動車整備業者に与える影響。想定されている活用方法などをご紹介

「記録等事務代行制度」の概要

「記録等事務代行制度」は、2023年1月の車検証の電子化に伴って施行される制度です(※3)。電子化された車検証を用いた継続検査手続きなら、記録等事務代行制度を利用すれば運輸支局等へ来訪する必要がなくなります。

継続検査にかかる車検証への記録等に関する事務、および車検証の変更記録に関する事務を運輸支局長等が「適切な組織体制である」「必要設備を有する」などの一定の要件を備えるものに委託することで、継続検査等のOSS申請を行っても車検証を受け取るための来訪を不要とする目的があります（※軽自動車については2024年1月より導入予定)。

これまで、継続検査における車検証の更新は必ず運輸支局等が行っていましたが、今後は記録等事務代行制度により、券面記載事項の変更を伴わない場合は記録等事務の代行者である指定工場や行政書士が対応可能です。

その結果、更新情報がICタグへの書き換えのみの場合、指定工場は運輸支局等へ来訪する必要がなくなりますので、継続検査における負担を減らすことができるのです。

記録等事務代行の申請は、「運輸監理部長」「運輸支局長（※軽自動車に係る記録等事務の委託を受けようとする場合は、軽自動車検査協会）」に以下の必要書類を提出します。

・組織体制図・設備要件
・宣誓書（欠格事由）
・申請様式
・委託書
・検査標章配付申請書兼受領書
・検査標章授受出納簿
・検査標章紛失届出書
・変更申請書兼変更届出書
・変更承認書
・業務廃止届出書

記録等事務代行の申請を行える資格者としては、以下のように規定されています(表1)。

表1.記録等事務代行者の要件
記録等事務代行の要件
(資料)国土交通省の情報を基に、ビズピット作成。

なお、記録等事務代行の委託を受けるためには、申請書の提出にあたって以下の委託要件をそれぞれ満たさなければなりません(表2.3)。

表2.記録等事務等代行のために必要な組織体制
記録等事務代行の組織体制

表3.記録等事務等代行のために必要な設備
記録等事務代行に必要な設備
(資料)国土交通省の情報を基に、ビズピット作成。
　
上記に加えて、特定記録等事務および特定変更記録事務の業務を行うためには、2023年1月以降に交付される電子車検証も必要です。記録等事務代行の委託を受けていても、継続検査をしようとする車の車検証が紙であった場合は、自動車整備工場で車検証更新はできないため、運輸支局等に来訪する必要があります。

記録等事務代行者として電子車検証の更新、検査標章の発行を行うためには、自動車ユーザー側で国土交通省から提供される「記録等事務代行アプリ」のインストールが求められます。このアプリの利用開始時期は2023年1月に予定されており、リリース後は24時間365日利用可能です。

記録等事務代行制度により保安基準適合証を電子化するメリットも増える

指定工場が行う継続検査OSSにおいては、電子データ化した保安基準適合証(通称：電子保適)を登録情報処理機関に提出します(※4)。電子保適を導入するメリットは、「ペーパーレスによる省スペース化」「業務の効率化(記載もれ、誤りの自動チェック)」につながる点です。

一方で、「電子保適に対応するソフトなどの設備や人材育成が必要」「従来の継続検査制度では、車検証を更新するために運輸支局等へ来訪する必要があった」などの理由から、電子保適を導入していない指定工場も存在しています。

しかし、記録等事務代行制度を利用すれば、継続検査における車検証の更新のために運輸支局等へ来訪する必要がなくなるため、電子保適を導入するメリットが増えます。

記録等事務代行制度のための体制を整えれば自動車整備工場のIT化にもつながる

記録等事務代行制度を行うためには、インターネット環境の導入やセキュリティー対策が必要です。IT設備を整えることは記録等事務代行制度以外にも自動車整備事業者にメリットがあるため、記録等事務代行制度の委託を受けるために自動車整備工場全体をIT化すれば、継続検査以外の業務においても効率化を図れます。

例えば、紙の書類を読み込んで電子データに置き換える「OCRツール」を使って請求書などの業務用書類をデジタル媒体で管理すれば、「書類管理に必要なマンパワーの削減」「省スペース化」「書類の検索性向上」「紛失リスクの低減」などのメリットがあります。

自動車整備事業者が管理する書類、顧客情報の電子化に関する概要やメリットについては下記の記事でより詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

自動車整備事業者が情報の電子化を実施するメリットとは？

このように、IT導入による業務効率化は継続検査業務だけにとどまらないため、記録等事務代行制度の施行を機に、自動車整備業務全般でのIT化を検討しましょう。

まとめ

記録等事務代行制度を利用すれば、電子化された車検証を用いた継続検査の「OSS申請」「ICタグへの更新情報の記録」「検査標章の印刷」を1日から数日で行うことも可能です。

記録等事務代行制度は有益な制度であるため、指定工場においては積極的な制度の申請を検討するのが望ましいでしょう。

認証工場においても、記録等事務代行制度を利用すれば継続検査における負担を軽減できるようになるため、指定工場の取得を目指す意義が増えたといえます。

さらに、申請を行うために必要な環境整備をするうえで、自動車整備工場全体のIT化を図れば、継続検査以外の書類管理業務も効率化することが可能です。

ビズピット株式会社では、「そもそも記録等事務代行の委託は受けるべきなのか」「記録等事務代行制度のための設備をどうすればいいのかわからない」「申請書の書き方がわからない」など、記録等事務代行制度について自動車整備事業者が抱える疑問にお答えします。初回相談は無料ですので、お気軽にお問い合わせください。

なお、記録等事務代行制度の申請に必要な「特定記録等事務代行等委託要領」「特定記録等事務委託要領の運用に関する資料」「申請書様式等一式」は、下記の国土交通省のHPから取得可能です。

記録等事務代行制度について