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予約システムで入庫管理を効率化する方法を解説
           
予約システムとは、ユーザーがスマートフォンやパソコンなどから、自分で予約を行うためのシステムです。美容室や飲食店ではすでに活用され、一般的になってきています。

自動車整備事業でも、「予約システム」の導入をおすすめします。電話や対面での予約よりも効率的だからです。こうしたシステムの導入は、DX推進にも繋がります。

予約システムを活用することで、入庫の取り逃がしを防いだり自動車整備士の人員不足問題を緩和したりと、自動車整備事業にとって多くのメリットがあります。本稿では、予約システムの使い方や無料で利用できるサービスについて解説します。

【目次】
1 予約システムでできること
  1‐1 予約システムのメリット
  1-2 予約システムのデメリット
2 自動車整備事業者におススメの予約システム
  2-1 無料で利用できる予約システム
  2-2 Squareは予約システム以外の機能も充実
  2-3 Squareの導入と予約システムの利用方法
3 まとめ

予約システムでできること

自動車整備事業では、定期点検や車検などで予約システムを活用できます。自動車整備工場に車の持ち込みを検討しているユーザーの利用が考えられるでしょう。ユーザーは予約の入っていない日を自分で検索し、予約できるようになります。

予約システムのメリット

自動車整備士の不足や高齢化といった課題を抱える自動車整備業界にとって、予約システムのようなITツールの必要性は高まってくるでしょう。予約システムが自動車整備事業に与える、具体的なメリットをご紹介します。

入庫の取り逃がしを防げる

予約システムを使うと、自動車ユーザーの入庫の取り逃がしを防げます。日中は仕事で忙しく、夜は事業所の営業時間外のため予約の電話するタイミングがない自動車ユーザーは珍しくありません。

予約システムを導入することで、24時間いつでもオンラインで予約できるようになり、ユーザーは、営業時間外でも予約を行えます。ユーザーが離れることを防ぐ効果が期待できます。

ユーザーの満足度を向上させられる

電話が苦手な方や、予約状況を口頭で説明されながら予定を決めるのが面倒だと感じる方もいます。電話口での従業員の対応が悪いと、不満を抱かれる方もいるでしょう。さらに、受けた予約を正しく管理できていないと、入庫予定が重複してしまう場合があります。こうしたことは、後々トラブルにつながります。

予約システムを利用するとこうしたトラブルを回避でき、オンライン予約のほうが安心して利用できるというユーザーのニーズも満たすことができます。顧客満足度も向上し、繰り返し利用してもらうことが期待できるでしょう。

自動車整備士が作業に集中できる

電話や対面で予約受付をする場合は、その都度従業員が対応する必要があります。自動車整備士が予約受付を行っている場合は、予約を受けるたびに作業が止まってしまい、整備の進捗が遅れます。

予約システムを導入することで自動車整備士が予約業務に携わる回数が減り、整備工場の稼働率の改善が期待できるでしょう。稼働率を上げて入庫数を増やすことで、ユーザーが希望する日時に予約を入れやすくなり、さらに入庫が増加するという好循環が期待できます。

入庫管理の精度が向上する

自動車整備事業者にとって、入庫管理の精度は売り上げや従業員満足度に大きく影響します。予約システムを活用することで、入庫管理におけるミスが減少します。
電話などのアナログな方法で予約業務を行うと、予約の入れ忘れや重複といったミスが起こることがあります。予約システムは予約情報がリアルタイムで反映されるため、ミスの発生を減らせます。

また、入庫の過不足を瞬時に把握し、入庫が不足している日程に入庫を促しやすくなります。入庫管理の精度が低いと時間帯あたりの入庫量にバラつきが出てしまい、自動車整備士に過度な負担がかかったり、反対に手待ち時間が発生する場合があります。入庫管理の精度が向上することで、予約数を増やすだけでなく、自動車整備士が安心、安定して働ける環境づくりにも貢献します。

予約システムのデメリット

予約システムのメリットは多く、自動車整備事業者が導入すべきサービスといえますが、いくつかデメリットもあります。導入を検討する場合は、デメリットも把握しておきましょう。考えられるデメリットを紹介します。

キャンセルが増える可能性がある

キャンセルもオンライン上でできるため、気軽にキャンセルされることもありえます。しかし、これは予約しやすいことの裏返しであり、予約の自由度が高いことは顧客満足度の向上にもつながるため、トータルで見れば大きなデメリットとはならないでしょう。

新たなツールや操作を覚えるのにハードルがある

予約システムの導入で業務内容が改善されることが分かっていても、従来の方法を変更するのは意外とハードルが高いものです。従業員は従来の慣れた方法で予約管理をするほうが楽なため、新しいツールの機能や操作を一から覚えることを嫌がったり、時間がかかると感じたりする人も多いでしょう。予約システムを業務へスムーズに浸透させるためには、ビズピットのような導入支援企業に任せるのがおススメです。

導入にコストがかかる場合もある

予約システムは、サービス内容に応じて導入コストが発生するものもあります。導入コストが気になる場合は、無料プランでも機能が充実しているサービスがおすすめです。

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自動車整備事業者におススメの予約システム

現在、多種多様な予約システムのサービスが提供されています。サービスごとに備えている機能や、利用料金の有無などが異なります。予約システムの導入にあたり、なるべく費用をかけずに利用したいと考える自動車整備事業者も多いでしょう。基本料金が無料で利用できるサービスを比較して紹介します。

無料で利用できる予約システム

予約システムを無料(一部有料)で使えるサービスとして、「Square」「Air RESERVE」「Googleカレンダー」などがあります。表1では各サービスの特徴を解説し、表2ではそれぞれのサービスの無料プランで使用できる機能を一覧にしています(※1、※2)。

表1.各サービスの特徴
サービスの特徴


表2.無料で使える予約システムの機能一覧
システム一覧


「Square」と「Air RESERVE」には無料プランだけでなく、多くの機能を備えた有料プランもあります。事業の拡大に伴い複雑な予約管理が必要となった場合は、有料プランへ移行することも可能です。

Squareは予約システム以外の機能も充実

どの予約システムを導入するか迷っている場合は、まずはSquareで始めるのがおすすめです。Squareは予約システムを無料で使えるだけでなく、他の無料サービスと比べて機能が充実しています。

たとえば、様々な支払い方法に対応している「キャッシュレス決済」機能があります。Squareでは、クレジットカード、交通系ICカード、QRコードなどによる決済に対応しています。他のサービスでは別途決済サービスを利用しなければなりませんが、Squareなら無料で決済機能を導入できます。

「顧客管理」のための仕組みも充実しています。ユーザーがどんなサービスを利用したかの履歴が残るため、定期点検の案内などにつなげることができます。別のツールで顧客情報を管理している場合でも、Squareでその情報を読み込んで利用することが可能です。

さらに、予約の無連絡キャンセルに対応できるような仕組みになっています。Squareではユーザーのカード情報を保存して、キャンセルの場合でもカード情報をもとにキャンセル料を請求することができます。手軽に予約できることでキャンセルが増える可能性もありますが、そのリスクを回避できます。

このように、予約システムだけでなく追加の機能も利用できるSquareは、初めて利用する方におすすめのサービスだと言えるでしょう。ビズピットはSquareの導入を支援しています。ビズピットでSquareを導入していただくと、キャッシュバックも可能です。

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Squareの導入と予約システムの利用方法

Squareを導入する方法は以下のとおりです。

1.無料アカウントの作成
2.カード決済の有効化
3.電子マネー決済の有効化
4.決済端末の設定

予約サイトの作成、管理方法は以下の方法で行います。

1.アカウント管理画面(Squareデータ)からオンライン予約を有効にする
2.予約チャネルから予約サイトをカスタマイズする
3.予約サイトを公開する
4.既存のサイトやSNSに予約プロセスを組み込む
5.iOSとAndroidに対応したアプリで予約管理をする

詳しい内容は、別記事でご説明していますので、合わせてご参照ください。

※Square(スクエア)導入で効率的な顧客管理を実現しよう

まとめ

予約システムの導入は、予約業務の効率化だけでなく入庫の取り逃がしを防ぐ効果があるため、売り上げアップが期待できます。予約の受付・入庫管理をアナログで行っている自動車整備事業者は、予約システムを導入するのがよいでしょう。DXの推進にもつながります。

また予約システムの導入は、工場で働く自動車整備士にとっても多くのメリットがあります。予約業務に携わる機会が減ることで作業に集中しやすくなったり、予約管理の精度が上がることで業務の進捗を確認しやすくなったりするため、働きやすい環境を作ることにも貢献します。

予約システムを初めて導入する事業者にはSquareがおすすめです。Squareは無料プランでも「予約ページの作成」「予約管理」「顧客管理」「スタッフ管理」といった充実した機能が備わっています。料金コストを気にしなくても始められるため、初めて利用する方に向いたサービスと言えるでしょう。

ビズピット株式会社は、自動車のアフターサービス事業に関わってきた経験から、整備工場のDX推進をサポートしています。記事公開後1ヵ月以内の相談は無料ですので、予約システムに興味のある方はぜひご相談ください。



【引用】 
※1  Square
https://squareup.com/jp/ja/appointments/pricing

※2 Air RESERVE
https://airregi.jp/reserve/

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